Polityka prywatności Asy Wiedzy

Wersja: 2.0
Data wejścia w życie: 31.08.2026
Data ostatniej aktualizacji: 31.08.2026

Dbamy o prywatność osób korzystających z usług Asów Wiedzy oraz odwiedzających naszą stronę internetową.

W tej Polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, dlaczego je wykorzystujemy, komu możemy je przekazywać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych osobowych jest:

Asy Wiedzy Anna Łaszewska, prowadząca działalność pod marką Asy Wiedzy,
NIP: 8921456897,
REGON: 523956860,
adres: ul. Spokojna 27, 05-092 Łomianki.

W sprawach dotyczących danych osobowych i prywatności można skontaktować się z nami:

• e-mail: kontakt@asywiedzy.pl,
• telefonicznie: 600 511 661.

Sprawy dotyczące ochrony danych obsługuje osoba upoważniona przez Administratora.

2. Czyich danych dotyczy Polityka?

Przetwarzamy dane przede wszystkim:

• osób odwiedzających naszą stronę internetową;
• osób kontaktujących się z nami lub zainteresowanych naszą ofertą;
• klientów;
• rodziców i opiekunów prawnych uczniów;
• uczniów, w tym uczniów małoletnich;
• osób dokonujących płatności za zajęcia;
• nauczycieli i innych współpracowników;
• kandydatów do współpracy;
• osób kontaktujących się z nami w imieniu kontrahentów lub innych podmiotów.

W przypadku ucznia małoletniego dane dotyczące ucznia najczęściej otrzymujemy od jego rodzica lub opiekuna prawnego.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od konkretnej relacji z Asami Wiedzy.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane rodzica lub opiekuna prawnego;
• dane ucznia potrzebne do organizacji zajęć;
• informacje o przedmiocie, kursie, klasie, poziomie nauczania lub wybranej grupie;
• informacje dotyczące harmonogramu i organizacji zajęć;
• informacje o obecnościach;
• informacje potrzebne do prawidłowej realizacji usług edukacyjnych;
• treść korespondencji;
• informacje przekazane w formularzach;
• dane dotyczące umowy;
• dane potrzebne do rozliczeń, płatności i wystawiania dokumentów księgowych;
• informacje dotyczące reklamacji lub innych spraw związanych z realizacją umowy;
• dane konta użytkownika w wykorzystywanej przez nas platformie edukacyjnej;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony lub systemów, takie jak adres IP, czas połączenia, informacje o przeglądarce, urządzeniu lub zdarzeniach bezpieczeństwa;
• dane zawodowe kandydatów, nauczycieli i współpracowników.

Zakres danych ograniczamy do informacji potrzebnych do realizacji konkretnego celu.

4. Kontakt i zapytania dotyczące oferty

Jeżeli kontaktujesz się z nami przez formularz, e-mail, telefon lub inny dostępny kanał, możemy przetwarzać podane przez Ciebie dane w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• przedstawienia informacji dotyczących naszej oferty;
• ustalenia potrzeb ucznia;
• przygotowania propozycji zajęć lub kursu;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• prowadzenia dalszej korespondencji dotyczącej Twojego zapytania.

Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji, obsłudze zapytań i dokumentowaniu ustaleń.

Dane związane wyłącznie z etapem zapytania przechowujemy co do zasady przez maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, z uwzględnieniem okresu potrzebnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Zapisy i realizacja usług edukacyjnych

Dane ucznia, rodzica, opiekuna prawnego lub klienta możemy przetwarzać w celu:

• przyjęcia i obsługi zapisu;
• przygotowania i zawarcia umowy;
• przypisania ucznia do odpowiednich zajęć;
• tworzenia i obsługi harmonogramu;
• organizowania zajęć indywidualnych lub grupowych;
• prowadzenia komunikacji dotyczącej zajęć;
• udostępniania materiałów;
• ewidencjonowania obecności;
• obsługi płatności;
• obsługi zmian organizacyjnych, reklamacji i zakończenia współpracy;
• zapewnienia prawidłowej jakości usług i bezpieczeństwa.

Podstawą przetwarzania jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Niektóre dane przetwarzamy również:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli jest to konieczne do wykonania obowiązku prawnego;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa, dokumentowania ustaleń oraz ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń.

Dane potrzebne do bieżącej realizacji usług przechowujemy przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres potrzebny do jej rozliczenia oraz przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia.

Dane objęte obowiązkami prawnymi przechowujemy przez okres wynikający z właściwych przepisów.

6. Uczniowie małoletni

W przypadku ucznia małoletniego dane potrzebne do zawarcia i realizacji umowy są zazwyczaj przekazywane przez rodzica lub opiekuna prawnego.

Zakres danych ucznia obejmuje informacje potrzebne do:

• organizacji zajęć;
• komunikacji;
• realizacji usług edukacyjnych;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• wykonania obowiązków wynikających z prawa.

Dostęp do danych ucznia otrzymują osoby, które potrzebują ich do realizacji swoich zadań, np. osoba obsługująca klienta albo nauczyciel prowadzący zajęcia.

Informacje dotyczące prywatności staramy się przekazywać uczniom w sposób jasny i odpowiedni do ich wieku.

7. Szczególne potrzeby ucznia i dane dotyczące zdrowia

Informacje dotyczące zdrowia lub szczególnych potrzeb przetwarzamy wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do właściwego i bezpiecznego zorganizowania zajęć oraz zostały dobrowolnie przekazane przez rodzica, opiekuna prawnego albo pełnoletniego ucznia.

Jeżeli informacja dotycząca zdrowia stanowi szczególną kategorię danych osobowych, podstawą jej przetwarzania jest wyraźna zgoda, o której mowa w art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Takie dane:

• ograniczamy do niezbędnego minimum;
• udostępniamy osobom, które rzeczywiście potrzebują informacji do realizacji celu;
• przechowujemy przez okres potrzebny do właściwej organizacji zajęć lub realizacji innego uzgodnionego celu.

W pierwszej kolejności korzystamy z neutralnych informacji organizacyjnych, jeżeli są wystarczające do właściwego dostosowania zajęć, np. informacji o potrzebie dodatkowego czasu na odpowiedź albo określonego sposobu komunikacji.

Zgodę można w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody działa na przyszłość; przetwarzanie dokonane przed jej wycofaniem zachowuje swoją zgodność z prawem.

8. Platforma edukacyjna

Do organizacji działalności edukacyjnej korzystamy z platformy informatycznej wspierającej obsługę uczniów, rodziców, nauczycieli i zajęć.

W platformie mogą być przetwarzane w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• dane dotyczące kont użytkowników;
• informacje o wybranych zajęciach lub kursach;
• harmonogramy;
• obecności;
• informacje organizacyjne;
• dane związane z płatnościami i rozliczeniami;
• treść komunikacji związanej z realizacją usług;
• inne dane konieczne do obsługi funkcji platformy, z których faktycznie korzystamy.

Dostawca platformy przetwarza dane na nasze zlecenie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi.

Zakres dostępu poszczególnych użytkowników systemu ograniczamy zgodnie z ich rolą i wykonywanymi zadaniami.

9. Płatności, księgowość i obowiązki prawne

Dane klientów i płatników możemy przetwarzać w celu:

• przyjmowania i identyfikowania płatności;
• wystawiania faktur i innych dokumentów;
• prowadzenia księgowości;
• wykonywania obowiązków podatkowych;
• prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji;
• obsługi korekt, zwrotów i rozliczeń.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.

10. Poczta elektroniczna

Do prowadzenia korespondencji korzystamy z zewnętrznego dostawcy firmowej poczty elektronicznej.

W wiadomościach mogą znajdować się:

• dane kontaktowe;
• treść korespondencji;
• informacje dotyczące umowy lub zajęć;
• dane rozliczeniowe;
• załączniki;
• techniczne metadane wiadomości.

Podstawa oraz okres przetwarzania wiadomości zależą od sprawy, której dotyczy korespondencja.

Okres przechowywania wiadomości wynika z celu konkretnej sprawy oraz stosowanych zasad retencji.

11. Bezpieczeństwo, logi i kopie zapasowe

W związku z utrzymaniem strony internetowej oraz wykorzystywanych systemów mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne, takie jak:

• adres IP;
• data i czas połączenia;
• adres żądanej strony lub zasobu;
• kod odpowiedzi serwera;
• informacje o przeglądarce i urządzeniu;
• informacje o błędach lub zdarzeniach bezpieczeństwa.

Dane te przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa, dostępności i prawidłowego działania usług.

W ramach ochrony usług stosujemy także automatyczne mechanizmy wykrywania zdarzeń bezpieczeństwa i ograniczania nadużyć, wykorzystujące techniczne informacje o połączeniu w zakresie potrzebnym do ochrony usług, kont i danych.

Standardowe dane techniczne przechowujemy przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką.

Dane związane ze zdarzeniem bezpieczeństwa albo potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane przez okres odpowiadający charakterowi i skutkom danego zdarzenia.

Tworzymy również kopie bezpieczeństwa. Dane usunięte z systemu produkcyjnego mogą pozostawać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, aż zostaną nadpisane w ramach normalnego cyklu rotacji backupów.

12. Statystyki i poprawa użyteczności strony

Możemy analizować ograniczone informacje dotyczące sposobu korzystania ze strony, w tym zdarzenia interakcji wykorzystywane do tworzenia zbiorczych statystyk i map użyteczności.

Analiza służy ocenie działania strony oraz poprawie jej czytelności, ergonomii i skuteczności treści na poziomie zbiorczym.

W tym celu preferujemy rozwiązania wykorzystujące minimalny zakres danych i przeznaczone do zbiorczej oceny użyteczności oraz skuteczności treści.

Technologie opcjonalne wymagające zapisu lub odczytu informacji na urządzeniu użytkownika uruchamiamy po uzyskaniu wymaganej zgody.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

Technologie niezbędne

Mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony;
• zabezpieczenia strony i formularzy;
• obsługi sesji;
• zapamiętania wyborów dotyczących prywatności;
• wykrywania nadużyć i błędów.

Technologie potrzebne do transmisji komunikatu albo do dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.

Technologie opcjonalne

Technologie analityczne, funkcjonalne lub reklamowe o charakterze opcjonalnym uruchamiamy po uzyskaniu wymaganej zgody.

Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana za pomocą dostępnych na stronie ustawień prywatności.

Podstawowe treści strony pozostają dostępne niezależnie od wyboru dotyczącego technologii opcjonalnych.

14. Komunikacja marketingowa

Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, możemy wykorzystywać wskazane przez Ciebie dane kontaktowe w celu przesyłania informacji o naszej ofercie, kursach, materiałach lub promocjach.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Komunikację marketingową za pomocą środków komunikacji elektronicznej prowadzimy po uzyskaniu zgody wymaganej przez przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę można w dowolnym momencie wycofać.

Wycofanie zgody kończy wykorzystywanie danego kanału do komunikacji marketingowej. Informację o udzieleniu i wycofaniu zgody możemy zachować przez ograniczony okres w celu wykazania zgodności z prawem lub ochrony przed roszczeniami.

15. Media społecznościowe i reklamy

Prowadzimy profile w mediach społecznościowych i możemy korzystać z płatnych kampanii reklamowych w celu informowania o naszej działalności oraz kierowania zainteresowanych osób do stron i formularzy Asów Wiedzy.

Jeżeli obserwujesz nasz profil, reagujesz na publikowane treści, komentujesz je lub wysyłasz wiadomość, możemy przetwarzać dane widoczne w ramach danej interakcji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu komunikacji i prezentowaniu naszej działalności.

Operator platformy społecznościowej przetwarza dane również na własnych zasadach i we własnych celach.

W zakresie niektórych statystyk dotyczących prowadzonego profilu operator platformy i Administrator mogą działać jako współadministratorzy w zakresie określonym przez operatora.

Płatne kampanie reklamowe wykorzystujemy przede wszystkim do zakupu zasięgu i kierowania zainteresowanych osób do naszych treści oraz formularzy. Zakres danych wykorzystywanych przez Asy Wiedzy przy organizacji kampanii ograniczamy do zakresu potrzebnego do ich uruchomienia i obsługi.

Dane uczniów i klientów wykorzystujemy w procesach edukacyjnych, organizacyjnych i obsługowych Asów Wiedzy. Informacje o korzystaniu z naszej strony wykorzystujemy do zbiorczej oceny użyteczności i skuteczności treści.

16. Nauczyciele i kandydaci do współpracy

Dane kandydatów możemy przetwarzać w celu:

• prowadzenia rekrutacji;
• kontaktu z kandydatem;
• oceny kwalifikacji i doświadczenia;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie danych dobrowolnie podanych dodatkowo — odpowiednia zgoda.

Dane na potrzeby przyszłych rekrutacji wykorzystujemy na podstawie odrębnej zgody.

Dane nauczycieli i współpracowników po rozpoczęciu współpracy przetwarzamy w zakresie potrzebnym do realizacji umowy, organizacji zajęć, rozliczeń, wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony roszczeń.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych nauczycieli i współpracowników przekazujemy im bezpośrednio.

17. Profile nauczycieli i wizerunek

Na stronie możemy publikować zawodowe profile osób współpracujących z Asami Wiedzy.

Profil może obejmować w szczególności:

• imię;
• przedmiot lub specjalizację;
• kwalifikacje;
• doświadczenie;
• informacje zawodowe związane z prowadzonymi zajęciami.

Publikowanie zdjęcia, nagrania lub innych materiałów zawierających wizerunek odbywa się w uzgodnionym zakresie i na podstawie odpowiedniego zezwolenia.

Publiczny profil nauczyciela ograniczamy do uzgodnionych informacji zawodowych oraz innych danych, których publikacja jest uzasadniona i uzgodniona.

18. Komu możemy przekazywać dane?

Dane przekazujemy albo powierzamy w zakresie potrzebnym do realizacji konkretnego celu.

Odbiorcami lub kategoriami odbiorców mogą być:

• nauczyciele i inni upoważnieni współpracownicy;
• dostawcy platform służących do organizacji i prowadzenia zajęć;
• dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej;
• dostawcy poczty elektronicznej i komunikacji;
• dostawcy narzędzi wykorzystywanych do prowadzenia zajęć online;
• dostawcy usług księgowych i podatkowych;
• banki i operatorzy płatności;
• dostawcy usług informatycznych i bezpieczeństwa;
• operatorzy platform społecznościowych i reklamowych — w zakresie korzystania z ich usług i komunikacji prowadzonej na tych platformach;
• podmioty świadczące usługi prawne lub związane z dochodzeniem roszczeń;
• organy publiczne, sądy i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie są zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych i działania zgodnie z naszymi instrukcjami, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa.

19. Czy dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Preferujemy rozwiązania, w których dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Korzystanie z niektórych usług, w szczególności poczty elektronicznej, pomocy technicznej, platform społecznościowych lub usług ich podwykonawców, może wiązać się z dostępem do danych lub ich przekazaniem poza EOG.

W takim przypadku stosowane są mechanizmy wymagane przez przepisy RODO, w szczególności:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
• standardowe klauzule umowne;
• inne mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO;
• w odpowiednich przypadkach dodatkowe środki techniczne lub organizacyjne.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

20. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania każdej kategorii danych ograniczamy do czasu wynikającego z celu, podstawy prawnej oraz wymaganych okresów rozliczeniowych i ochrony roszczeń.

W szczególności:

• dane związane wyłącznie z etapem zapytania — co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu;
• dane potrzebne do wykonywania umowy — przez czas jej trwania;
• dane potrzebne do rozliczenia umowy i ochrony roszczeń — przez okres wynikający z właściwych terminów przedawnienia;
• dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu;
• dane techniczne i logi — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką;
• dane w kopiach zapasowych — do czasu ich nadpisania zgodnie z przyjętą rotacją backupów.

Jeżeli kilka okresów ma zastosowanie jednocześnie, dane mogą zostać zachowane w ograniczonym zakresie do upływu najdłuższego z uzasadnionych okresów.

21. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Niektóre informacje są jednak konieczne, aby:

• odpowiedzieć na zapytanie;
• przygotować ofertę;
• zawrzeć albo wykonać umowę;
• zorganizować zajęcia;
• utworzyć konto użytkownika;
• obsłużyć płatność;
• wystawić dokument księgowy;
• wykonać obowiązek wynikający z prawa.

Podanie danych wymaganych w danym procesie jest warunkiem jego realizacji.

Gdy podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy lub obowiązek prawny, dane przetwarzamy bezpośrednio na tej podstawie.

22. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Decyzje dotyczące uczniów, rodziców i klientów, które mogą wywoływać skutki prawne lub podobnie istotnie wpływać na daną osobę, podejmowane są z udziałem człowieka.

Zbiorcze statystyki służą ocenie skuteczności treści, kampanii i użyteczności strony. Decyzje dotyczące przyjęcia ucznia, warunków umowy oraz oceny jego postępów pozostają procesami indywidualnymi.

23. Jakie prawa Ci przysługują?

W zależności od sytuacji przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• wycofania udzielonej zgody.

Wycofanie zgody działa na przyszłość; przetwarzanie dokonane przed jej wycofaniem zachowuje swoją zgodność z prawem.

W przypadku marketingu bezpośredniego możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Zakres poszczególnych praw wynika z przepisów i podstawy przetwarzania. Obowiązki prawne mogą przykładowo wymagać zachowania określonych dokumentów mimo żądania usunięcia.

W celu wykonania swoich praw skontaktuj się z nami za pomocą danych podanych w punkcie 1.

Jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych, możemy poprosić o informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.

24. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli masz zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania swoich danych, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Możesz również skontaktować się z nami, aby wyjaśnić sprawę. Prawo do wniesienia skargi można zrealizować niezależnie od wcześniejszego kontaktu z nami.

25. Jak chronimy dane?

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych i poziomu ryzyka.

W zależności od systemu obejmują one między innymi:

• ograniczanie dostępu do danych;
• indywidualne konta użytkowników;
• stosowanie mechanizmów uwierzytelniania;
• szyfrowanie transmisji;
• wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
• aktualizowanie i zabezpieczanie wykorzystywanych systemów;
• ograniczanie uprawnień do zakresu potrzebnego do wykonywania zadań;
• monitorowanie i analizę zdarzeń bezpieczeństwa;
• procedury postępowania w przypadku incydentów;
• zobowiązanie osób upoważnionych do zachowania poufności;
• zawieranie umów powierzenia tam, gdzie jest to wymagane.

Szczegóły konfiguracji infrastruktury pozostają elementem wewnętrznych zabezpieczeń.

26. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności wtedy, gdy zmieniają się:

• cele lub podstawy przetwarzania;
• istotny zakres przetwarzanych danych;
• sposób korzystania z danych;
• kategorie odbiorców;
• zasady przekazywania danych poza EOG;
• okresy przechowywania;
• wykorzystywane technologie mające istotny wpływ na prywatność;
• obowiązujące przepisy.

Zmiana konkretnego dostawcy lub komponentu technicznego może zostać odzwierciedlona bez przebudowy całej Polityki, jeżeli cel, charakter i zakres przetwarzania pozostają takie same.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie Asów Wiedzy.

Data ostatniej aktualizacji: 31.08.2026